Gastos de locomoción y dietas de viaje

Se trata de retribuciones de carácter irregular que responden a los gastos que genera en el trabajador una orden empresarial de desplazamiento provisional o temporal a un lugar distinto a aquel donde habitualmente presta sus servicios o donde radica el centro de trabajo, para efectuar tareas o realizar funciones que le son propias, de tal modo que el trabajador no pueda realizar sus comidas principales, o pernoctar en su domicilio habitual.

Así pues, para diferenciar  estas percepciones de la ayuda por comida como salario en especie  hay que atender a la causa que motiva el gasto pues sólo se trata de una percepción extrasalarial cuando tenga su origen en un desplazamiento ordenado por el empresario en las condiciones expuestas (TS 10-11-89 , EDJ 10053; TSJ Madrid 21-3-96). Se ha considerado, no obstante, extrasalarial  la ayuda por comida, entre otros, en los siguientes casos:

- la prevista en el convenio colectivo para los trabajadores cuya jornada partida de trabajo dé lugar a una interrupción del trabajo al mediodía no superior a una hora porque con esa ayuda se tratan de compensar los gastos y perjuicios que conlleva el tener que estar prestando el servicio en unas horas que comprende el horario de comida y porque, además, se abona sólo cuando se cumplen las condiciones previstas (TSJ Madrid 1-9-05, EDJ 151153);

- la que se abona sólo por los días efectivamente trabajados (TSJ Murcia 4-7-05, EDJ 115747);

- la que recibe un trabajador como consecuencia del cambio de un centro de trabajo en el que se le proporcionaba la comida a otro donde no se le proporcionaba (TSJ Murcia 22-12-08, EDJ 327587).

El derecho a cobrar dietas durante todo el lapso temporal en que se realiza la actividad laboral en el nuevo destino o en la nueva localidad, sólo se genera cuando se trata de un desplazamiento temporal, es decir, cuando el cambio de sede geográfica laboral se efectúa con la idea de que el operario vuelva al cabo de algún tiempo a su antiguo centro, sin que se produzca un cambio de la residencia habitual del mismo, y no cuando el traslado tiene carácter definitivo (TS 17-2-00, EDJ 2801); ya que la temporalidad en el desplazamiento es condición indispensable para su devengo (TSJ Galicia 10-3-00, EDJ 117214).

No  computan en la base de cotización las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto (LGSS/94 art.109.2):

- cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente;

- no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del IRPF.

 Aspectos fiscales de las dietas, gastos de locomoción y de manutención y estancia 

(LIRPF art.17.1.d;  RD 439/2007 art.9 disp.final 3ª.uno;  OM EHA/3771/2005 )

Las dietas y asignaciones para gastos de viaje, constituyen en principio, rentas del trabajo, aunque, cuando pretendan compensar los gastos que se producen por motivos laborales, se exceptúan de tributación, en las cuantías y con las condiciones que se determinen reglamentariamente. Sólo el exceso sobre esas cuantías está sujeto al IRPF y a la retención, como cualquier otro rendimiento de trabajo personal. En consecuencia, no están sujetas al impuesto:

1º  Las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción que se produzcan fuera de la fábrica , taller, oficina, etc., donde se realice habitualmente el trabajo, en las siguientes condiciones e importes:

- cuando el trabajador utilice transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente (billete de avión, de tren, etc.);

- si utiliza transporte privado, la cantidad que resulte de computar 0,19 € por kilómetro recorrido más los gastos de peaje y aparcamiento, siempre que se justifiquen.

2º  Las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que:

- se produzcan en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del trabajador;

- los desplazamientos y permanencia de los trabajadores en un mismo municipio (distinto al habitual) no superen los 9 meses de forma continuada. A estos efectos no se descuenta el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

Las cuantías exceptuadas de gravamen se señalan en el cuadro siguiente:

El pagador debe acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.